B2B sektörü içerisindeki izin süreçlerinin yönetilmesine ilişkin düzenlemelerin gelmesi üzerine, ticari elektronik ileti akışını düzenlemek amaçlı İleti Yönetim Sistemi (İYS) devreye girdi. Peki, B2B sektöründe İleti Yönetim Sistemi nedir? Bu sisteme başvuru ve kayıt işlemleri nasıl yapılmaktadır?
B2B Sektöründe İleti Yönetim Sistemi
B2B’de İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcıların ticari elektronik iletilerdeki onayları kaydettikleri ulusal bir veri tabanıdır. Bu sistem, Ticari Elektronik İletiler ve Ticari iletişim ile ilgili yönetmelikleri kapsamaktadır. Bu kapsama göre, ticari iletiler alıcının onayı olmadan gönderilemeyecektir. Burada bahsedilen alıcı vatandaşın ta kendisidir. Örneğin, indirim, hediye, promosyon ya da reklam gibi ticari ileti kapsamına giren iletilerin 01.12.2020 tarihinden itibaren izin dahilinde olmadan gönderilmesi yasaklanmıştır.
Aynı zamanda alıcılar yayınlanan 01.12.2020 tarihli yönetmeliğe göre, bu izinlere onay verebileceği gibi reddetme hakkına da sahip olmuşlardır. Böylelikle alıcılardan onay alınmadığı sürece bu iletiler gönderilemeyecektir. Onaysız gönderildiği takdirde çeşitli cezai işlem uygulanacaktır. Kısacası, alıcının onayı olmadan SMS, arama ya da e-posta yoluyla reklam ve pazarlama iletilerinin gönderilmesi yasak diyebiliriz.
B2B Sektöründe İleti Yönetim Sistemi Başvuru ve Kayıt İşlemleri
B2B’de İleti Yönetim Sistemi’ne başvuru ve kayıt işlemleri online olarak yapılmaktadır. Online işlemlerde B2B firmanızın imza yetkilisinin e-imzası yeterli olacaktır.
Platforma e-devlet ile giriş yapmak için de MERSİS kaydınız bulunmanız gereklidir. MERSİS kaydı bulunmayan yabancı firmalar sadece fiziksel başvuru yapma hakkına sahiptir. Bu noktada fiziksel yapılan başvuruların kayıt süresinin uzun süreceğinin bilinmesi gerekir.
İleti Yönetim Sistemi’nin kendi web sitesinde yer alan başvuru formunda birtakım bilgiler istenmektedir. Bu form, doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır. Tüm bunlar kontrol edilip doğrulandıktan sonra hesabınız aktif hale getirilmektedir.
Başvuru ve Kayıt İçin Gereken Belgeler
B2B sektöründe İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt oluşturmak için bazı belgeler gereklidir. Bunları aşağıda listeledik;
- B2B firmalarının imza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası ve kurumsal mail adresi
- Elektronik imzalı olacak şekilde İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütname
- Hizmet sağlayıcının MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderiminde bulunduğu tüm markaların tescil belgeleri
İleti Yönetim Sistemi’ne Veri Yüklemesi
Sisteme izinlerin yüklenmesi .csv dosyası halinde toplu ya da tek tek olacak şekilde gerçekleşmektedir. Eğer manuel yöntemi seçerek uğraşmak istemiyorsanız API, Excel ve XML servislerinden yararlanabilirsiniz.
Sisteme veri yüklemesini tek tek yapabileceğiniz gibi teknik entegrasyon yolundan da faydalanabilirsiniz. Sisteme ekleyeceğiniz izinlerin hangi verileri içermesi gerektiğini de bilmelisiniz. Bu verileri de aşağıda listeledik;
- İzin tarihi
- Islak imzalı onay formu gibi izin kaynağı
- İletişim bilgileri
- İletişim kanalı (SMS, arama veya e-posta)
Onay Gerektiren ve Onay Gerektirmeyen İYS Kapsamındaki İletiler
B2B sektöründe İleti Yönetim Sistemi dahilinde gönderilecek bazı ileti türleri, hizmet sağlayıcılar için kafa karıştırıcı olabilmektedir. Örneğin; memnuniyet anketi, kutlama ya da tebrik gibi ticari elektronik iletiler kendi firmanızın bilinirliğini arttırmaya yönelik olduğu için mutlaka öncesinde onay alınması gerekmektedir. Ancak teslimat, üyelik için tahsilat ya da abonelik gibi hizmet sağlayıcıyla alakalı olarak mevzuata ilişkin bilgi verilmesi gereken yükümlülükler de ise onay zorunluluğu bulunmamaktadır.
İYS Başvurusu ve Kullanımı Hakkında Bilinmesi Gerekenler
B2B sektöründe İYS başvurusunun sadece hizmet sağlayıcılar için olduğunu ve başvurunun sadece MERSİS kaydı bulunan veya yetkili e-imza’sına sahip kişiler tarafından yapılabileceğinden bahsetmiştik. Bunlara ek olarak da ;
- MERSİS’teki bilgilerinizin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmalısınız. Eğer güncel olmayan bilgileriniz varsa güncelleme yapmalısınız.
- Başvuru işlemlerinden önce firmanızın marka tescil belgelerini PDF formatında hazırlamalısınız.
- Ticari elektronik ileti gönderimini ticari unvanlar haricinde başka isim ve unvanlarla gerçekleştiriyorsanız mutlaka firmanızın marka tescil belgelerini sisteme eklemelisiniz.
- Kurumsal iletişim bilgilerinizle başvurunuzu gerçekleştirmelisiniz.